年末前にカレンダー上でのタスクとスケジュール管理ルールを見直してみた
2024.11.27年末年始のGoogleカレンダースケジュールは五月雨で膨れ上がる人も多いのではと思います。
スケジュール調整をしたくても予定が読取専用になっていたり、追加先のカレンダーを間違えてしまい切り替え作業に追われたりと、カレンダー整理の難しさに直面することが多くあります。
プライベートのタスク管理は以前からTodoistを使用していますが、最近UIアップデートやGoogleカレンダーとの連携機能が強化されたこともあり、この機会にプライベートと業務で思い切った整理と断捨離を実施してみました。
カレンダーの整理
現在の利用カレンダーは以下4種に分類されました。
- 業務用
- チームメンバー
- プライベート
- 祝日
業務用以外は参照となっており、祝日カレンダー以外はスケジュール調整目的となっています。業務用カレンダーも社内での共有を考慮してデフォルトの1つのみとしています。
祝日カレンダーについては、日本の祝日を使っている場合は祝日設定を見直しておきましょう。
スケジュールの追加
ポイントは追加手段です。
カレンダーでのタスク管理で起こりやすい問題は、業務の予定をプライベートカレンダーに誤って追加してしまったり、プライベートのタスクを業務用カレンダーに入れてしまったりするケースです。
これは両方のタスクをGoogle Calendarで管理していることが原因です。プライベートタスクは通常共有する必要がないため、スケジュール調整が必要な業務用カレンダーとは分けて管理することにしました。
今回はプライベートタスクの入力を普段利用しているTodoist経由へ変更します。以前はネックだったGoogle Calendarとの同期が、直近のアップデートで自動化されるようになり、TodoistとGoogle Calendar双方への手動同期作業が不要となりました。今後プライベートタスクは、Todoistで入力するだけで完結できます。
同期に遅延が発生している場合、従来通りTodoist側からカレンダーへ手動同期を実行することも可能です。
あとがき
業務関連のタスクをGoogle Calendar管理に移行したことで、Todoistに残っていた業務タスクを一掃する手間から解放されました。以前は終業後にTodoistで完了チェックする状態でした。
TodoistとGoogle Calendarを併用していた理由は、単純にTodoistの繰り返しスケジュール機能が優れていたからでした。
最近は業務スケジュールを必要に応じてカレンダー上で調整しているため、高度な繰り返し設定機能がなくても支障はないと判断しました。
カレンダー設定についてTodoistを使っている場合は、直近のアップデート告知を確認するとより快適な使い方が見つかる可能性もあり、おすすめです。
